Desde
el año pasado, nos hemos encontrado con una dinámica nueva dentro de la
casa: los cumpleaños de los niños se celebran de forma virtual, las
conferencias o encuentros pasaron de hacerse en grandes hoteles a
pequeñas pantallas, los alumnos y profesores pasan varias horas al día
tras la pantalla del computador intentando imitar lo que antes se daba
de forma natural.
Algo
parecido pasa en el mundo del trabajo en oficina, si bien, algunas
empresas se adelantaron y nacieron o hicieron la transición al trabajo
remoto hace muchos años, para la mayoría de las empresas la
transformación fue forzada, dolorosa y sin anticipación.
Una semana trabajamos en oficina y la siguiente de forma remota. Así,
sin previo aviso, se tuvo que adaptar el cómo se interactúa y se
comunican dentro de las empresas, exacerbando los problemas de
comunicación que antes eran subvencionados con el esquema presencial.
Y
así, en el calendario de los trabajadores se fueron apilando las
reuniones remotas, transformándose en verdaderos rallys de cuatro o
cinco horas consecutivas, llamada tras llamada, hasta casi quedar sin
tiempo para trabajar. Los claros ganadores son las empresas que
facilitan estas instancias, Microsoft celebra cifras de 145 millones de
usuarios activos diariamente en su herramienta Teams y Zoom ha aumentado
30 veces su valor en la bolsa en los últimos dos años, valiendo más que
las 7 aerolíneas más grandes del mundo juntas. Zoom se está
convirtiendo en un sinónimo de videollamada, como cuando Google se
transformó en sinónimo de buscar algo o “toalla nova” reemplazó a toalla
de papel.
Un
estudio reciente del Virtual Human Interaction Lab de la Universidad de
Stanford, realizó un estudio que cuantifica algo que la mayoría
intuimos, la continua asistencia a videoconferencias, eleva los niveles
de stress y ansiedad de las personas causando una sensación de fatiga y
agotamiento. La carga cognitiva de estar continuamente, en reuniones se
intensifica por varios efectos: mirar el reflejo de uno mismo, la
extrema cercanía con las caras del resto de los participantes, el
contacto directo a los ojos del resto de las personas, estar “encerrado”
en el espacio que limita el cuadro de la cámara limitando el movimiento
natural. Este efecto es llamado “la fatiga de zoom” y pasa por la
continua exposición a videollamadas, produciendo efectos adversos como
dolores de cabeza, cansancio, sensación de fatiga, entre otros.
Entonces,
¿cómo logramos mantener la conexión personal y la comunicación de un
equipo desde un computador?, ¿dejamos de tener reuniones? Una forma de
hacer el teletrabajo menos doloroso o cansador es enfatizar la
comunicación asíncrona entre los equipos, sin esperar o demandar una
respuesta inmediata. Esto significa poner más énfasis en canales
escritos. Aunque el correo electrónico ha sido usado por empresas desde
finales de los 80 o principios de los 90, la lógica que se busca es
diferente. Se necesita un lugar donde se genere colaboración entre
distintas personas, donde el conocimiento generado no se queda en el
aire y los oídos de los presentes. Herramientas como Slack se han tomado
el espacio en los últimos años, posicionándose como los líderes en
comunicación y productividad, mientras Teams de Microsoft apunta a ser
una mezcla de Zoom y Slack.
Para
que esta dinámica funcione, es importante que la comunicación sea lo
más explícita posible, dado que la comunicación no verbal es inexistente
(los emojis tratan y a veces logran llenar ese vacío). También, tenemos
que intentar ponernos en el lugar de la otra persona, no asumir que
tienen la misma información que uno.
Como
la comunicación no es instantánea, tu contraparte no necesariamente
tiene que contestar en cuanto le mandes un mensaje, pudiendo organizar
su tiempo de trabajo personal y el tiempo de comunicación con otros.
Esto trae las siguientes preguntas que todos deben entender: ¿cuál es el
máximo tiempo que puedo esperar una respuesta de parte de un compañero?
¿si me escriben un mensaje fuera del horario laboral cuando debo
responder? ¿cómo se debe insistir? Tener estos lineamientos claros
permiten saber qué esperar y cómo actuar dentro del marco de una
comunicación efectiva.
De
todas maneras algunas reuniones son inevitables y necesarias, en estos
casos una estrategia es intentar hacerlas lo más eficiente posible.
Amazon, por ejemplo, prohibió las presentaciones de PowerPoint
cambiándolas por un memorándum que se tiene que enviar antes de la
reunión, con la narrativa de lo que se necesita resolver, contexto y
datos necesarios para tomar decisiones. Cuando parte la reunión, todos
tienen el tiempo necesario para revisar el documento (así nadie puede
decir que no tuvo tiempo para prepararse) y después discutir sobre los
puntos necesarios. Así todos parten con la información necesaria y el
espacio es más efectivo.
En
menos de un año Zoom y sus símiles se convirtieron en parte
indispensable de nuestra vida laboral y social. ¿Qué esperar en un
futuro post pandemia? Probablemente, no el fin de las videollamadas sino
que un modelo híbrido que mezcla lo mejor del mundo presencial y el
mundo virtual. O eso espero.